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这样，有了明确的定义，就可以想象一些与此过程的缺失或实践不当相关的问题，例如： 文件丢失或错放； 无法检测未经授权的编辑； 使用未更新的旧版本； 法律、税务和其他不合规行为； 时间管理不善； 工作团队的生产力下降； 企业运营成本增加。 所有上述可能性都会干扰组织绩效，从而对企业的财务健康产生负面影响。 因此，对概念的遗忘可能会干扰公司的不同领域，从而危及决策的有效性、业务动态，当然还有公司在市场中的参与。 可追溯性的重要性 在全面了解此过程在文档环境中的相关性之前，值得注意的是，正确组织业务文件是保证快速访问其内容的第一步。
甚至，为了优化组织，有趣的是公司索引并使用足够的资源进行搜索。 但是，就可追溯性而言，我们可以说它监控涉及某种类型记录的所有过程的能力反映在了解文档从准备阶段到被丢弃的历史的可能性上。 通过这种方式，恢复有关文档的大量数据，无论其在有用生命周期中的哪个时刻，都是该过程最相关的差异之一，从而使管理人员能够优化业务管理。 然而，这并不是实施可追溯性措施的唯一好处，可以在公司的综合数字图书馆中快速找到文档，因为它还允许： 公司信息交换的自动化控制； 通过降低文 丹麦号码 件恶意到达第三方的可能性来促进信息安全； 防止欺诈； 识别未决和已完成的任务，优化活动控制； 通过重复制作文件和印象所固有的任务来降低成本； 优化各个企业部门的合规性； 节省资源，在手动情况下，这些资源将分配给专注于打印文档管理的劳动力。
因此，可追溯性不仅可以确保轻松获取信息，还可以促进对企业活动和取得的成果进行更有效的控制。 有效追溯所需的工具 在了解了这个概念之后，意识到它的疏忽会影响公司的发展，从而理解它的重要性，有趣的是，您可以按照更有效的途径访问控制文档可追溯性的方法，并以隐秘数据的安全为导向。。 事实上，一些与此目的最相关的工具是： 文档管理软件：它们用于在从创建到存储的所有阶段自动化文档管理。它的功能范围从捕获和存储到高效的文档搜索和检索。 合同管理软件 优化合同生命周期，自动化工作流程和交易管理。它允许执行严格的版本控制，当文件必须由公司的多名专业人员签名时，这是一种极具吸引力的方法。
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發表於 2022-11-22 12:35:12